text:
UZASADNIENIE

Sprawne państwo, aby mogło efektywnie spełniać swoje funkcje, powinno przede wszystkim zapewnić wysoką jakość usług administracji publicznej, która może być osiągnięta między innymi dzięki cyfryzacji.

Cyfryzacja nie ogranicza się jedynie do administracji, lecz dotyczy wielu aspektów życia.

Jest narzędziem wspierającym wzrost gospodarczy, innowacyjność gospodarki i twórcze możliwości obywateli.

Przyczynia się do wzrostu jakości życia.

Od państwa zależy proces otwierania dostępu do zasobów publicznych, poziom e-usług dostępnych dla obywateli i firm.

Budowanie i udostępnianie społeczeństwu e-usług przyczyniać się będzie do tworzenia spójnego i efektywnego systemu informacyjnego państwa.

Powyższy cel nie zostanie osiągnięty, jeśli nie zostaną stworzone ku temu warunki formalnoprawne, rozumiane jako dokonanie zmian w otoczeniu prawnym i proceduralnym, jak również warunki faktyczne, rozumiane jako rozwój infrastruktury, umożliwiające wdrożenie nowych rozwiązań.

Należy bowiem podkreślić, że zmiany wprowadzane niniejszą ustawą wpisują się w proces zmian systemowych, związanych z wdrażaniem Europejskiej Agendy Cyfrowej, z której – w odniesieniu do e-administracji – wynika zobowiązanie rządów europejskich, że do 2015 r. rozpowszechnią ukierunkowane na użytkownika, spersonalizowane i wieloplatformowe usługi e-administracji.

Ideą przyświecającą ustawie jest uproszczenie otoczenia prawnego i stworzenie ułatwień dla obywateli i przedsiębiorców.

Wskazane mechanizmy i instrumenty prawne są konieczne dla rozwoju e-administracji i e-gospodarki.

Stanowią one dowód zmian, jakie zachodzą w sposobie podejścia administracji do obywatela.

Świadczą o ukierunkowaniu na pomoc obywatelowi i umożliwienie mu bardziej sprawnych i efektywnych kontaktów z administracją.

Rozwijanie nowych technologii informacyjno-komunikacyjnych pozytywnie wpływa na rozwój społeczeństwa cyfrowego, co jest szczególnie ważne przy tak szybkim tempie rozwoju otaczającego świata.

Obecnie obowiązujące regulacje prawne w zakresie świadczenia usług na ePUAP są niewystarczające do prawidłowego funkcjonowania platformy z perspektywy oczekiwań obywateli.

Mechanizmy udostępniania usług przez podmioty publiczne na platformie, przyjęte na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, jak również istniejące bariery prawne (m. in. wymóg osobistego stawiennictwa w urzędzie w celu przedłożenia do wglądu dokumentu tożsamości, przedłożenia do wglądu oryginału dokumentu w postaci papierowej) uniemożliwiają inicjowanie przez obywateli wielu spraw na drodze elektronicznej.

Zaplanowane zmiany przyczynią się do usprawnienia procesu załatwiania spraw administracyjnych poprzez udoskonalenie wykorzystania stworzonych w tym celu mechanizmów platformy.

Zmiany proponowane w Kodeksie postępowania administracyjnego, a także analogiczne zmiany w Ordynacji podatkowej, dotyczą:

– wprowadzenia fikcji e-doręczenia,

– wprowadzenie możliwości składania pism procesowych w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu przed sądami administracyjnymi,

– uregulowanie kwestii doręczania e-pism przez sądy administracyjne (trzy przesłanki dopuszczalności elektronicznego doręczenia: żądanie strony, zgoda strony, złożenie do sądu pisma w formie dokumentu elektronicznego).

Zgodnie z brzmieniem art. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanej dalej ustawą o informatyzacji, wprowadzono następujące zmiany.

W art. 1 dokonano zmiany brzmienia pkt 1.

Jest to związane ze zmianami w rozdziale 2, w szczególności uchyleniem art. 5–7 ustawy, które mówią o instrumencie planowania i koordynowania informatyzacji działalności podmiotów publicznych w zakresie realizowania przez te podmioty zadań publicznych, jakim jest Plan Informatyzacji, który ma być zastąpiony przez Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa.

Nadano nowe brzmienie pkt 9 w celu uspójnienia terminologii stosowanej w ustawie w odniesieniu do wzorów dokumentów elektronicznych.

Uchylono pkt 10, dotyczący Strategii rozwoju społeczeństwa informacyjnego, co jest związane z uchyleniem przepisów art. 12a.

W art. 3 zmieniono brzmienie definicji urzędowego poświadczenia odbioru poprzez wskazanie w szczególności, iż dane elektroniczne stanowiące urzędowe poświadczenie odbioru są powiązane nie tylko z dokumentem elektronicznym doręczanym podmiotowi publicznemu, ale również doręczanym przez ten podmiot.

Urzędowe poświadczenie odbioru jest wystawiane automatycznie.

Zakłada się, iż zmiany w nim dokonane będą rozpoznawalne na poziomie rozpoznawalności systemu.

Dla celów dowodowych konieczne jest zapewnienie możliwości zidentyfikowania faktu modyfikacji oraz wskazania jej istoty.

Nadano także nowe brzmienie definicji projektu informatycznego poprzez zmodyfikowanie elementu definicji dotyczącego utrzymania projektu, nadając mu brzmienie zapewniające zgodność z powszechnie uznawanymi metodykami.

Zmiany wprowadzane w art. 3 ustawy zmienianej zmierzają do zdefiniowania pojęć, którymi posługuje się ustawa zmieniająca, i mają na celu zachowanie spójności ustawy.

W związku z tym po pkt 21 dodano pkt 22–26, w których zdefiniowano kolejno: użytkownika, katalog usług, wzór dokumentu elektronicznego, formularz elektroniczny oraz zakres użytkowy dokumentu elektronicznego.

Z uwagi na fakt, że definicje zostały już ujęte w aktach wykonawczych do ustawy o informatyzacji oraz obowiązują w obrocie prawnym, a proponowana regulacja stanowi de facto przetransponowanie na poziom ustawowy definicji z rozporządzenia (po ich zmodyfikowaniu we właściwym zakresie), należy wskazać, że akty te zostaną zmienione.

Efektem wprowadzenia definicji wzoru dokumentu elektronicznego jest dokonanie wynikowych zmian terminologicznych w ustawie, polegających na ujednoliceniu stosowanej terminologii odnoszącej się do wzoru dokumentu elektronicznego (art. 1 pkt 9, art. 16, art. 19b).

Jak wyżej wskazano w ustawie o informatyzacji uchylono umiejscowione w rozdziale 2 art. 5–7, które regulowały kwestie dotyczące Planu Informatyzacji Państwa.

Dotychczasowy proces informatyzacji charakteryzował się rozwiązaniami wyspowymi, które odpowiadały zapotrzebowaniom poszczególnych sektorów administracji publicznej, jednak nie zapewniały dostatecznej interoperacyjności systemów, co mogło mieć negatywny wpływ na realizację e-usług.

W związku z powyższym niezbędne stało się wprowadzenie nowego instrumentu planowania i koordynacji informatyzacji działalności podmiotów publicznych.

Po art. 12a dodano art. 12b, w którym wskazano, iż Rada Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw informatyzacji, w drodze uchwały, przyjmuje Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, stanowiący program w rozumieniu art. 15 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r.

Nr 84, poz. 712, z późn. zm.).

Programy rozwoju tworzy się jako dokumenty wykonawcze do strategii rozwoju.

Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa będzie stanowił dokument wykonawczy do Strategii Sprawne Państwo, określającej podstawowe uwarunkowania, cele i kierunki w przedmiotowym zakresie.

W Programie zostaną wyznaczone kierunki działań administracji publicznej w obszarze rozwoju elektronicznej administracji.

Tym samym powinien on zapewnić skoordynowanie działań w obszarze e-administracji oraz umożliwić zbudowanie spójnego i efektywnego systemu informacyjnego państwa.

Zmianie ulegnie również tryb dofinansowywania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji przedsięwzięć informatyzacyjnych, uregulowany w art. 12 obecnie obowiązującej ustawy o informatyzacji.

W myśl proponowanej zmiany (art. 12c–12h) minister właściwy do spraw informatyzacji, co najmniej raz w roku, będzie przeprowadzał konkurs na dofinansowanie.

Planowany jest podział przedsięwzięć na dwa kluczowe filary, to jest projekty informatyczne o publicznym zastosowaniu oraz przedsięwzięcia wspierające rozwój społeczeństwa informacyjnego.

W odniesieniu do aktualnego brzmienia przepisu dotyczącego dofinansowania przedsięwzięć przewiduje się usunięcie regulacji dotyczącej możliwości dofinansowania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji przykładowego oprogramowania, a także kodów źródłowych tego oprogramowania.

Przedsięwzięcia tego typu klasyfikowane będą jako projekty informatyczne i – w zależności od pojawiających się potrzeb – będą mogły zostać sfinansowane w drodze konkursu.

Ogłaszając konkurs, minister określi przedmiot konkursu, podmioty publiczne uprawnione do udziału w konkursie (mogące ubiegać się o dofinansowanie), termin składania wniosków o dofinansowanie, warunki udziału w konkursie, kryteria oceny wniosku o dofinansowanie, czas (termin) i warunki realizacji projektu lub przedsięwzięcia oraz kwotę ogólną przeznaczoną na dofinansowanie (wysokość środków przeznaczonych na realizacje konkursu).

Zastosowanie proponowanego rozwiązania umożliwi ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji interweniowanie, w szczególności w obszarach niedostatecznie zinformatyzowanych, a także wpływ na wypełnianie luk w zakresie informatyzacji poprzez wskazywanie kryteriów, typów przedsięwzięć do dofinansowania, oczekiwanych korzyści oraz społecznego efektu oddziaływania.

Taka regulacja pozwoli na dofinansowanie projektów lub przedsięwzięć umożliwiających rozwiązywanie bieżących problemów związanych z informatyzacją i rozwojem społeczeństwa informacyjnego, takich jak np. brak elektronicznych systemów obiegu dokumentów, brak dostępu do szerokopasmowego Internetu czy niedostosowanie stron internetowych urzędów do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Ponadto powołany w obecnym stanie prawnym w drodze zarządzenia ministra właściwego do spraw informatyzacji Zespół do spraw Oceny Wniosków o Dofinansowanie Przedsięwzięć Informatyzacyjnych zostanie zastąpiony komisją konkursową.

Minister właściwy do spraw informatyzacji, w drodze zarządzenia, powoła komisję konkursową, określając jej skład, tryb pracy oraz zakres zadań.

Zadaniem Komisji będzie wspomaganie ministra przy przeprowadzaniu konkursów na dofinansowanie projektów lub przedsięwzięć poprzez dokonywanie czynności o charakterze materialno-technicznym, w szczególności przygotowanie ogłoszenia konkursowego (m. in. uszczegółowienie przedmiotu konkursu, podmiotów uprawnionych do wzięcia w nim udziału), ocena merytoryczna przedłożonych wniosków oraz rozliczenie dofinansowanych projektów lub przedsięwzięć.

W ustawie uregulowana została możliwość złożenia przez wnioskodawcę odwołania dotyczącego wyniku konkursu do ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Środki finansowe na dofinansowanie projektów lub przedsięwzięć będą przekazywane podmiotowi, którego wniosek o dofinansowanie został wyłoniony w drodze konkursu, w formie dotacji celowej, na podstawie umowy zawartej pomiędzy ministrem właściwym do spraw informatyzacji i tym podmiotem.

Ponadto w ustawie określono przesłanki, których wystąpienie spowoduje niemożność zawarcia przez ministra właściwego do spraw informatyzacji umowy o dofinansowanie.

Minister nie może zawrzeć umowy o dofinansowanie przed upływem terminu na złożenie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołań – do czasu ich rozpatrzenia.

Wobec braku przepisu stanowiącego podstawę prawną nieodpłatnego rozporządzenia przez państwowe jednostki budżetowe prawami majątkowymi na dobrach niematerialnych proponuje się dodanie takiego przepisu – w zakresie dotyczącym oprogramowania (programu komputerowego) opracowanego przez pracowników wskazanych w przepisie podmiotów w ramach wykonywania obowiązków ze stosunku pracy świadczonej na rzecz tych podmiotów – w ustawie o informatyzacji, która reguluje kwestie związane z funkcjonowaniem systemów teleinformatycznych, których elementem składowym jest oprogramowanie.

Mając powyższe na względzie, po art. 13 dodano art. 13a, zgodnie z którym podmioty publiczne, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1–6, służby specjalne w rozumieniu art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, Kancelaria Sejmu, Kancelaria Senatu, Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz Narodowy Bank Polski, uprawnione do wykonywania praw majątkowych do programu komputerowego, opracowanego przez pracowników w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy świadczonej na rzecz tych podmiotów, mogą umożliwić sobie wzajemnie nieodpłatne korzystanie z tego programu komputerowego.

W art. 16 po ust. 1 dodano ust. 1a i 1b.

Przepisy te przewidują nałożenie na podmioty objęte zakresem podmiotowym ustawy wskazanym w art. 2 ustawy, w kształcie nadanym mu przez projektowaną nowelizację, obowiązku udostępnienia i zapewnienia obsługi elektronicznych skrzynek podawczych zdolnych do przyjmowania dokumentów elektronicznych zgodnie ze standardami określonymi przez ministra właściwego do spraw informatyzacji opublikowanymi na ePUAP i posiadających funkcjonalność wydawania i przesyłania urzędowego poświadczenia odbioru.

Projektowane działanie ma na celu wdrożenie instrumentu, jakim są elektroniczne skrzynki podawcze (zwane dalej ESP) we wszystkich urzędach administracji publicznej.

Umożliwi to obywatelom składanie pism w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem ESP do wszystkich podmiotów właściwych do rozpatrzenia spraw określonego rodzaju.

Należy podkreślić, iż nie wskazuje się jako jedynego dopuszczalnego rozwiązania korzystania ze skrzynek zamieszczonych na ePUAP.

Niemniej jednak, mając na uwadze fakt, iż ESP wystawiana na ePUAP jest nieodpłatna, wydaje się, iż rozwiązanie to jest słuszne, zwłaszcza z perspektywy celowości oraz gospodarności działań podejmowanych przez organy administracji publicznej.

Powyższe nie uniemożliwia jednak posługiwania się przez określony podmiot ESP udostępnioną w systemach teleinformatycznych poszczególnych podmiotów.

W świetle proponowanych przepisów prawa jest to dopuszczalne, o ile skrzynki te będą spełniać standardy określone i zamieszczone na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w repozytorium interoperacyjności.

Jednym z podstawowych wymagań w tym zakresie jest posiadanie funkcjonalności polegającej na generowaniu przez ESP urzędowych poświadczeń odbioru.

Ponadto zobowiązano ww. podmioty do przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji w terminie siedmiu dni od dnia udostępnienia elektronicznej skrzynki podawczej informacji o jej adresie.

Zaproponowane rozwiązanie umożliwi ministrowi realizację wprowadzonego niniejszą ustawą obowiązku umieszczenia tych informacji na ePUAP.

Na ePUAP dostępna będzie baza adresów elektronicznych skrzynek podawczych podmiotów publicznych, o których mowa w art. 2 ustawy o informatyzacji, co ułatwi osobom korzystającym z ePUAP skorzystanie z tej drogi komunikacji.

Celem dodawanego przepisu art. 16a jest wprowadzenie kompleksowej regulacji (aktualnie kwestie dotyczące przekazywania wzoru dokumentu elektronicznego są częściowo uregulowane w akcie wykonawczym do ustawy o informatyzacji), aby zapewnienić obywatelom możliwość komunikacji z organami administracji publicznej drogą elektroniczną.

Kodeks postępowania administracyjnego obliguje organ do przyjęcia pisma w formie dokumentu elektronicznego.

Zgodnie z art. 63 § 1 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone także w postaci elektronicznej „za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej”.

W sytuacji gdy przepis prawa nie wyklucza (np. poprzez nałożenie obowiązku osobistego stawiennictwa) wnoszenia dokumentu w postaci elektronicznej, organ zobowiązany jest umożliwić obywatelowi realizację jego uprawnienia, polegającego na złożeniu tego dokumentu drogą elektroniczną.

W celu umożliwienia obywatelowi realizacji tego uprawnienia organ zobowiązany jest do opracowania wzoru dokumentu zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego, w rozumieniu art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Wyżej określone zobowiązania organ będzie musiał zrealizować w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów, które określają wzór dokumentu.

Minister właściwy do spraw informatyzacji umieszcza otrzymane wzory dokumentów elektronicznych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, a opisy usług – w katalogu usług na ePUAP.

Należy podkreślić, że do realizacji usługi drogą elektroniczną nie jest wystarczające jedynie opracowanie wzoru dokumentu elektronicznego, ale konieczne jest także opublikowanie opisu usługi, a także udostępnienie w systemie teleinformatycznym (organu lub na ePUAP) formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Formularze elektroniczne, o których mowa powyżej, muszą spełniać standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Przepis ma zapobiec m.in. sytuacjom, w których wystawia się usługi, których realizacja w drodze elektronicznej nie będzie możliwa.

W sytuacji gdy formularz elektroniczny udostępniony na ePUAP nie spełnia ww. standardów, minister właściwy do spraw informatyzacji może wezwać organ do jego dostosowania.

Jeśli natomiast formularz zamieszczony na ePUAP nie został, mimo wezwania, dostosowany do standardów, o których mowa powyżej, minister może usunąć taki formularz elektroniczny z platformy.

Celem wprowadzonych w tym zakresie rozwiązań jest zwiększenie wpływu ministra właściwego do spraw informatyzacji na właściwe funkcjonowanie ePUAP.

Natomiast zgodnie z dodawanym art. 16b, w przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, wzór dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych organ, we właściwości którego pozostają sprawy związane z określonym w tym wzorze zakresem użytkowym dokumentów elektronicznych.

Na podstawie tego przepisu uprawnione do przekazania wzorów do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych będą organy realizujące daną procedurę oraz inne organy administracji publicznej – ministrowie kierujący działami administracji rządowej w zakresie właściwości, w których mieszczą się sprawy załatwiane przez te organy.

Organ będzie zobowiązany także do przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi, jak również udostępnienia formularza.

Zmiany w art. 19b ust. 2 i 3 dotyczą jedynie zmian terminologicznych w związku z wprowadzeniem do ustawy definicji wzoru dokumentu elektronicznego.

W pozostałym zakresie przepisy te mają brzmienie tożsame z aktualnie obowiązującym.

W odniesieniu do przywołanych w art. 19b ust. 3 międzynarodowych standardów dotyczących sporządzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej należy wskazać, że nie jest możliwe bardziej precyzyjne określenie ich w przepisie.

Przepis dotyczy uznanych na poziomie międzynarodowym standardów w tym zakresie, określonych zarówno w przepisach, normach, jak i rekomendacjach, adekwatnie do potrzeb, dla jakich sporządzany jest wzór, oraz aktualnie stosowanych technologii informatycznych, z uwzględnieniem konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W dodawanych ustawą art. 19c i art. 19d uregulowano kwestie związane z wystawianiem usług na ePUAP przez podmioty inne niż podmioty publiczne.

Zgodnie z art. 19c podmioty inne niż podmioty publiczne w rozumieniu ustawy o informatyzacji, o ile realizują w zakresie swojej działalności zadania publiczne, mogą udostępniać usługi na ePUAP za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Zgoda udzielana jest na wniosek podmiotu niepublicznego, zainteresowanego wystawieniem usług na ePUAP.

Wprowadzenie takiego rozwiązania prawnego pozwoli na zwiększenie liczby dostępnych usług na ePUAP, które będą w większym stopniu niż obecnie wykorzystywane przez obywateli i przedsiębiorców.

Ich udostępnienie na ePUAP wydatnie przyczyni się do realizacji procesów zmierzających do usprawnienia e-administracji oraz poszerzenia zakresu działań możliwych do realizacji drogą elektroniczną.

W ustawie wprowadzono nową regulację (art. 19d), zgodnie z którą podmioty udostępniające usługi na ePUAP są zobowiązane do zapewnienia zgodności usług z przepisami odrębnymi stanowiącymi podstawę sporządzenia wzoru dokumentu elektronicznego oraz do dokonania aktualizacji w katalogu usług na ePUAP.

Pozwoli to uzyskać usługi wystawiane na ePUAP zgodne z aktualnym stanem prawnym, stanowiącym podstawę funkcjonowania przedmiotowych usług.

Rozwiązanie takie ma na celu przeciwdziałanie sytuacji, w której raz wystawiona usługa nie podlega aktualizacji pomimo zmiany podstawy prawnej do jej wydania.

Obecnie zdarzają się sytuacje, w których podmioty odpowiadające za realizację usługi nie dokonują jej aktualizacji nawet w przypadku zmiany przepisu prawa stanowiącego podstawę wystawienia tejże usługi.

Takie sytuacje natomiast częstokroć prowadzą do teoretycznego funkcjonowania usługi, która w swej treści jako podstawę prawną określonego wniosku powołuje przepis, który uległ zmianie lub też w skrajnych przypadkach został uchylony.

Projekt ustawy nowelizującej w odniesieniu do kwestii związanej z koniecznością zapewnienia aktualności katalogu usług wystawianych na ePUAP pozwoli uzyskać listę usług wystawianych na ePUAP, zgodną ze stanem prawnym, stanowiącym podstawę funkcjonowania przedmiotowych usług.

Do ustawy została przeniesiona z aktualnie obowiązującego aktu wykonawczego treść przepisów dotyczących potwierdzania profilu zaufanego ePUAP, zgodnie z którą potwierdzanie profilu zaufanego, polegającego na weryfikacji zgodności danych zawartych w profilu użytkownika ze stanem faktycznym oraz nadaniu uprawnień wynikających z posiadania profilu zaufanego ePUAP, jak również przedłużenia ważności i unieważnienia, dokonuje punkt potwierdzający.

Funkcję punktu potwierdzającego pełni konsul, naczelnik urzędu skarbowego, wojewoda, Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Wprowadzone w ustawie o informatyzacji uregulowania stanowią podstawę do rozszerzenia listy podmiotów, które będą uprawnione, za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji, do potwierdzania profilu zaufanego ePUAP.

Funkcję punktu potwierdzającego (po złożeniu wniosku, spełnieniu warunków i uzyskaniu zgody ministra właściwego do spraw informatyzacji) będzie mógł pełnić podmiot publiczny inny niż wymieniony w ust. 2 tego przepisu (w ust. 2 wskazano konsula, naczelnika urzędu skarbowego, wojewodę, Zakład Ubezpieczeń Społecznych – podmioty, które aktualnie pełnią tę funkcję na podstawie aktu wykonawczego do ustawy o informatyzacji), a także bank krajowy, operator pocztowy, oddział instytucji kredytowej.

Minister właściwy do spraw informatyzacji może udzielić zgody podmiotowi wskazanemu w ww. przepisie po złożeniu przez ten podmiot wniosku i spełnieniu warunków określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji.

W odniesieniu do operatora pocztowego wprowadzono zastrzeżenie, że podmiot ten może złożyć wniosek nie wcześniej niż w roku następującym po roku, w którym po raz pierwszy przedłożył Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej sprawozdanie z działalności pocztowej w poprzednim roku.

Przepisy przewidują cofnięcie zgody, w przypadku gdy podmiot pełniący funkcję punktu potwierdzającego nie spełnia warunków określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt 2.

Uzasadnione jest także wprowadzenie w ustawie możliwości cofnięcia udzielonej zgody na pełnienie funkcji punktu potwierdzającego.

Mając na względzie, że cofnięcie zgody nie może mieć charakteru uznaniowego, wprowadzono mechanizm pozwalający ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, już po udzieleniu zgody na pełnienie funkcji punktu potwierdzającego, na sprawdzanie, czy podmiot pełniący funkcję punktu potwierdzającego nadal spełnia warunki określone w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt 2.

Proponowana zmiana rozdziału 4 ustawy o informatyzacji ma na celu wskazanie, iż badaniu uregulowanemu w przedmiotowym rozdziale podlegać będzie poprawność oraz kompletność wymagań semantycznych, organizacyjnych oraz technologicznych dotyczących interoperacyjności systemów teleinformatycznych oraz rejestrów publicznych.

Nowelizacja ustawy o informatyzacji z 2010 r. wprowadziła pojęcie interoperacyjności i upoważnienie w art. 18 do ustanowienia Krajowych Ram Interoperacyjności.

W związku z powyższym niezbędne stało się dokonanie dalszych zmian w ustawie, mających na celu ujednolicenie podejścia do zagadnień interoperacyjności.

Niniejsza nowelizacja ma na celu uzyskanie spójności i jednorodności uregulowań ustawowych dotyczących zagadnień interoperacyjności.

W projekcie wprowadzono zmiany merytoryczne, jak również językowe.

Zmiany o charakterze merytorycznym dopuszczają możliwość udostępnienia testowego systemu teleinformatycznego, funkcjonalnie odpowiadającego systemowi produkcyjnemu.

Rozwiązanie takie umożliwi sprawdzenie poprawności wdrożonych rozwiązań.

Zmiany językowe zmierzają do ujednolicenia słownictwa używanego w poszczególnych aktach prawnych, tj. ustawie o informatyzacji oraz rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.

Zgodnie z brzmieniem art. 2 projektu ustawy zmiany wprowadza się również do ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, zwanej dalej k.p.a. Zmiany można podzielić na dwie grupy.

Pierwsza z nich to nowe rozwiązania, które mają na celu poszerzenie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym przez jego uczestników (w tym przede wszystkim przez stronę).

W drugiej grupie dokonano korekty przepisów, które ograniczają określone czynności w postępowaniu tylko do formy pisemnej.

Ze względu na występujący w art. 14 k.p.a. podział na formę pisemną i formę dokumentu elektronicznego, treść zmienianych przepisów umożliwiała interpretację dopuszczającą używanie w czynnościach jedynie dokumentów w postaci papierowej.

Proponowane zmiany przesądzają dopuszczalność – w zakresie formy –zastosowania także dokumentów elektronicznych.

W art. 391 k.p.a. rozszerzono przedmiot zgody strony lub innego uczestnika postępowania na stosowanie w komunikacji z nią drogi elektronicznej.

Obecnie przyjmuje się, że taka zgoda musi być wyrażana odrębnie w każdym toczonym postępowaniu administracyjnym.

Proponowana zmiana wprowadza do przepisów ustawy nowy rodzaj zgody.

Polega ona na wyrażeniu zgody na stałe komunikowanie się z określoną osobą (obywatelem) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w sprawach załatwianych w drodze kontaktów z administracją publiczną.

Po udzieleniu takiej zgody nie będzie konieczne jej ponowne wyrażanie w ramach każdej następnej załatwianej sprawy.

Oprócz tego organ sam będzie mógł drogą elektroniczną zwracać się do obywatela o wyrażanie przedmiotowej zgody, korzystając ze znanego mu adresu elektronicznego.

W obecnym stanie prawnym mamy do czynienia z pewnym paradoksem, ponieważ, aby elektronicznie zwrócić się do uczestnika postępowania ze wspomnianym zapytaniem, organ musi posiadać już zgodę na komunikację elektroniczną.

W art. 73 § 3 k.p.a. rozszerza się zakres elektronicznego wglądu w akta sprawy.

W obecnym stanie prawnym dostęp on-line do akt sprawy zawężony pozostaje jedynie do „pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych”.

Wyłącza to możliwość zapewnienia dostępu w pozostałym zakresie akt sprawy, w tym elektronicznego dostępu do metryki sprawy (art. 66a k.p.a.).

Projekt nowelizacji dopuszcza elektroniczny wgląd w akta sprawy w pełnym zakresie, co zwalnia obywatela z konieczności stawiania się w siedzibie organu w celu realizacji tego uprawnienia.

W organach, które wdrożyły system elektronicznego zarządzania dokumentami, nowe rozwiązanie umożliwi, dzięki funkcjonalnościom tego systemu, dostępność informacji związanych z prowadzonym postępowaniem nie tylko dla urzędnika, ale także dla obywatela, będącego adresatem działań organu.

Rezygnuje się z dotychczasowego sposobu doręczania e-dokumentów, polegającego na tym, że w przypadku nieodebrania pisma w systemie teleinformatycznym organu w terminie siedmiu dni od dnia wysłania zawiadomienia do jego adresata, pismo jest doręczane w sposób tradycyjny, tj. w sposób określony w kodeksie dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego (art. 46 § 3 k.p.a.).

Zamiast tego rozwiązania przewiduje się fikcję elektronicznego doręczenia, co uprości proces doręczania oraz zapobiegnie celowemu przedłużaniu tego procesu, poprzez nieodbieranie dokumentu przesyłanego środkami komunikacji elektronicznej.

Zawiadomienie o możliwości odebrania dokumentu elektronicznego w systemie teleinformatycznym organu (o treści określonej w obecnie obowiązującym art. 46 § 4 k.p.a.) będzie przesyłane na adres elektroniczny odbiorcy.

Zawiadomienie będzie mogło być tworzone i doręczane automatycznie przez system teleinformatyczny organu.

Do tego zawiadomienia nie znajdą zastosowania inne przepisy k.p.a. dotyczące doręczania pism organu administracji publicznej.

Datą doręczenia będzie data potwierdzenia odbioru dokumentu elektronicznego – stanowiącego przedmiot zawiadomienia – w systemie teleinformatycznym organu, przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20 ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji.

W przypadku nieodebrania dokumentu w terminie siedmiu dni od dnia wysłania zawiadomienia organ administracji publicznej, po upływie siedmiu dni od dnia wysłania pierwszego zawiadomienia, przesyła na adres elektroniczny ponowne zawiadomienie o możliwości odebrania e-dokumentu.

Doręczenie uważa się za dokonane z upływem czternastu dni od dnia wysłania pierwszego zawiadomienia.

Pomimo przyjęcia fikcji doręczenia organ pozostawia e-dokument w swoim systemie teleinformatycznym z zapewnieniem możliwości zapoznania się przez odbiorcę z treścią pisma oraz z informacją o dacie uznania pisma za doręczone oraz datach wysłania zawiadomień o możliwości jego odebrania.

Jeżeli doręczenie następuje w systemie teleinformatycznym podmiotu publicznego, to system ten może wysłać zawiadomienie na wskazany przez obywatela adres elektroniczny (taką możliwość stwarza na przykład ePUAP).

Obywatel, wskazując adres elektroniczny, na który ma być wysłane zawiadomienie, zarządza ryzykiem, to znaczy ponosi ewentualne negatywne skutki decyzji o wyborze adresu elektronicznego, z którego korzysta.

Rozwiązanie w zakresie doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest analogiczne do rozwiązania dotyczącego dokumentów papierowych, wynikającego z kodeksu postępowania administracyjnego, ale pod warunkiem, że odnosi się do sytuacji, w których obywatel/przedsiębiorca sam wszczyna sprawę elektronicznie, a nie sytuacji, gdy sprawa jest wszczynana z urzędu.

Zmiana w art. 220 k.p.a. polegająca na dodaniu § 3–5 ma zapobiegać sytuacji, gdy obowiązek załączenia do podania oryginału dokumentu de facto uniemożliwia obywatelowi wniesienie podania drogą elektroniczną.

Dzieje się tak, gdy dokument ten istnieje jedynie w postaci papierowej i nie ma możliwości jego wydania obywatelowi w formie dokumentu elektronicznego.

Taka sytuacja występuje bardzo często i niweczy cele elektronicznej administracji, ponieważ obywatel i tak pozostaje zobligowany do dostarczania dokumentów w postaci papierowej.

Mamy do czynienia z pozorną informatyzacją usług administracji, ponieważ nie zastępuje ona w pełni dotychczasowego tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów.

Dodatkowo nieefektywność administracji, która nie wydaje jeszcze e-dokumentów (a jedynie dokumenty papierowe), obciąża obywatela, który w kontaktach ze zinformatyzowanymi organami musi i tak korzystać z jedynie dostępnych w oryginale dokumentów utrwalonych tradycyjnie.

Nowa regulacja wprowadza możliwość wnoszenia elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo.

W razie uzasadnionych wątpliwości co do kopii dokumentu organowi pozostawiono możliwość żądania papierowego oryginału dokumentu, co zabezpiecza potrzeby wymogu prawidłowego prowadzenia postępowania dowodowego.

Jednocześnie strona lub inny uczestnik postępowania został zobowiązany do przechowywania oryginału dokumentu, którego elektroniczną kopią posłużył się w kontakatach z organem administracji publicznej, do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna.

Ponadto dokonuje się zmian w następujących przepisach, w których dopuszczono – oprócz dotychczasowej formy pisemnej – formę dokumentu elektronicznego dla określonych rodzajów czynności w postępowaniu administracyjnym:

– art. 33 § 2 (udzielanie pełnomocnictwa procesowego),

– art. 50 (złożenie zeznań lub wyjaśnień),

– art. 54 (wezwanie organu rozszerzone na składniki dotyczące komunikacji elektronicznej),

– art. 72 (sporządzenie przez urzędnika adnotacji),

– art. 91 § 2 (wezwanie na rozprawę).

Analogiczne zmiany, jak w k.p.a., zostały wprowadzone w Ordynacji podatkowej, to jest w zakresie:

– wprowadzenie fikcji e-doręczenia (art. 152a),

– wprowadzenie możliwości elektronicznego wglądu w akta sprawy (art. 178 § 4),

– dopuszczenie formy elektronicznej dla udzielenia pełnomocnictwa (art. 137 § 2), wezwania na rozprawę (art. 155 § 1), złożenia wyjaśnień lub zeznań w postępowaniu podatkowym (art. 159 § 1 pkt 4), sporządzenia przez urzędnika adnotacji (art. 177).

W Ordynacji podatkowej dokonano również zmian mających na celu ujednolicenie norm wynikających z k.p.a. i Ordynacji podatkowej w zakresie odnoszącym się do formy pisemnej i formy dokumentu elektronicznego, w szczególności zmieniono art. 126 Ordynacji podatkowej, rozszerzając go o formę dokumentu elektronicznego.

Przepisy Ordynacji podatkowej zostaną uzupełnione o regulacje dotyczące uwierzytelnienia e-dokumentów przez organy podatkowe, tj. interpretacji indywidualnej (art. 14c), wezwania (art. 159), decyzji (art. 210) i postanowienia (art. 217 § 1) oraz zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej (art. 282b § 4).

Konsekwentnie dokonane zostaną zmiany w przepisach dotyczących możliwości elektronicznego utrwalenia decyzji (art. 211) i postanowienia (art. 218).

Ustawa wprowadza nowe narzędzie – portal podatkowy.

Portal podatkowy będzie służył upowszechnieniu aktualnych i bieżących informacji podatkowych, dotyczących zmian w przepisach, obowiązujących wykładni przepisów i innych informacji o charakterze ogólnym oraz informacji przeznaczonej dla konkretnego podatnika, jak np. zbliżające się terminy złożenia oczekiwanych od niego deklaracji, obowiązujące go terminy płatności należności podatkowych itp.

Beneficjentami tej instytucji będą podatnicy, płatnicy, inkasenci, ich następcy prawni oraz osoby trzecie; szacuje się, że proponowana regulacja będzie potencjalnie dotyczyła około 22 milionów podmiotów.

Przygotowana zostanie możliwość realizacji funkcji niezbędnych do rejestracji usługobiorcy, autentykacji i autoryzacji również za pośrednictwem systemu ePUAP.

Planowany zakres usług portalu podatkowego obejmuje:

dostarczanie interesariuszom administracji podatkowej ogólnej, spersonalizowanej i dedykowanej, po zalogowaniu do portalu, informacji np. o stanie załatwienia określonej sprawy czy też bieżącym stanie rozliczeń podatkowych,

dostarczanie i odbieranie dokumentów, umieszczanie informacji o charakterze ogólnym, przygotowywanie zaświadczeń itp.,

usługi wstępnie wypełnionych deklaracji zeznań rocznych,

informacje o aktualnie obowiązujących przepisach, w tym informacje o ulgach, i zwolnieniach, ich zmianach i konsekwencjach zmian,

informacje o prawach i obowiązkach podatników,

aplikacje do elektronicznego wypełniania i generowania informacji, w tym deklaracji,

instrukcje wypełniania formularzy, obliczania podatku itp. w formie prezentacji/kursów on-line,

informacje o konsekwencjach związanych z nieprawidłowym lub nieterminowym spełnianiem obowiązków podatkowych,

kursy i prezentacje ułatwiające zrozumienie podstawowych zasad systemu podatkowego oraz jego roli w systemie finansowym państwa,

uświadomienie znaczenia podatku oraz roli obywatela jako dostarczyciela środków na finansowanie dóbr publicznych, w tym budowanie w świadomości społecznej istnienia zagrożeń wynikających z zachowań negatywnych,

w części przeznaczonej dla dzieci – kącik edukacyjny w prosty i przystępny sposób wyjaśniający, jak funkcjonuje system podatkowy, czym są podatki i dlaczego należy je płacić (gry, zabawy, problemy logiczne do rozwiązania, do pobrania m.in. dla nauczycieli i organizatorów konkursów),

narzędzia przydatne w obliczaniu podatków: tzw. kalkulatory podatkowe, odsetkowe itp.,

dane kontaktowe Krajowej Informacji Podatkowej,

usługi typu help-line,

usługi typu tax alert,

formularze feedback (umożliwiające zgłaszanie przez interesariuszy propozycji usprawnień, zmian w przepisach, sugestii co do poprawy obsługi, etc.).

Uruchomienie portalu podatkowego realizuje również jeden ze wskaźników produktu projektu e-Deklaracje 2.

Usługi na portalu podatkowym będą udostępniane stopniowo.

W tym zakresie planuje się przyjęcie podobnych zasad, które były stosowane przy wprowadzaniu możliwości składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w 2006 r. istniała możliwość złożenia 14 deklaracji, w 2007 r.

– 33 deklaracji, w 2008 r.

– 61 deklaracji, w 2013 r.

– 112 deklaracji).

Wobec powyższego proponuje się, aby minister właściwy do spraw finansów publicznych określił, w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, które mogą być załatwiane z wykorzystaniem portalu podatkowego, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz charakter tych spraw.

Zakłada się, że w pierwszej kolejności, tj. już od stycznia 2014 r., obsługa notariuszy jako płatników podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC-2) i podatku od spadku i darowizn (SD-2), będzie odbywała się przez portal podatkowy.

Takie rozwiązanie umożliwi szybką obsługę ww. deklaracji, a tym samym znacznie usprawni przekazywanie kwot podatku należnego gminom, który jest pobierany przez urzędy skarbowe.

Ustawa wprowadza możliwość wydawania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego.

Duża liczba wydawanych rocznie przez administrację podatkową zaświadczeń wymusza konieczność zapewnienia wsparcia informatycznego dla tego procesu.

Z uwagi na fakt, iż wydanie zaświadczenia wywołuje określone skutki prawne w sytuacji prawnej podatnika, niezbędne będzie wdrożenie odpowiedniego systemu kontroli obiegu dokumentów obsługującego proces wydawania zaświadczeń.

W ramach realizowanego programu e-Podatki planowane jest wprowadzenie obligatoryjnej formy elektronicznej dla wydawanych wewnętrznych aktów prawnych oraz zaświadczeń.

Wymaga to jednak wcześniejszego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, który zapewni odpowiednią jakość wychodzącym na zewnątrz dokumentom pod kontrolą odpowiedzialnych za nie osób.

W II połowie 2014 r. planuje się uruchomienie automatycznej usługi potwierdzającej uprawnienia osób ubiegających się o pomoc społeczną.

Wyeliminuje to z obiegu prawnego znaczną część zaświadczeń wydawanych przez administrację podatkową.

Należy ponadto podkreślić, że wraz z uruchomieniem wydawania zaświadczeń za pośrednictwem kanału cyfrowego, pożądane byłoby umożliwienie składającemu wniosek o jego wydanie wniesienie wymaganej opłaty za pośrednictwem płatności elektronicznych.

Wdrożenie wydawania zaświadczeń w formie elektronicznej przez administrację podatkową wymaga przygotowania odpowiednich jednolitych narzędzi i wsparcia informatycznego dla tego procesu na poziomie centralnym.

Wdrożenie nowych rozwiązań wymusza również konieczność przeprowadzenia niezbędnych szkoleń pracowników tym zakresie.

Obecnie administracja podatkowa jest w trakcie realizacji programu e-Podatki, który zakończy się z dniem 31 grudnia 2015 r.

Jednym z rezultatów wdrożenia tego programu będzie obligatoryjne wydawanie zaświadczeń drogą elektroniczną.

Z uwagi na przedstawione powyżej uwarunkowania dotyczące obsługi przez administrację podatkową procesu wydawania zaświadczeń rekomenduje się wprowadzenie w życie procesu wydawania zaświadczeń drogą elektroniczną zgodnie z przyjętym harmonogramem programu e-Podatki.

Wdrożenie tego rozwiązania według harmonogramu jest planowane na dzień 1 stycznia 2016 r.

Ustawa reguluje również kwestie pomijane w dotychczasowych przepisach dotyczących informatyzacji postępowania przed sądami administracyjnymi.

Obecnie obowiązujące przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r.

– Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.), zwanej dalej p.p.s.a., nie stwarzają podstaw prawnych do komunikacji elektronicznej w postępowaniu sądowoadministracyjnym.

Zawarta w ustawie procesowej szczątkowa regulacja (art. 47 § 2, art. 65 § 3) nie zapewnia wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, a nawet może zostać oceniona jako ograniczająca (zawężająca) używanie tych środków.

Fragmentaryczne regulacje zawarte w p.p.s.a. nie tylko nie umożliwiają wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, ale skutecznie blokują użycie wspomnianych środków komunikacji w postępowaniu przed sądem administracyjnym.

Wspomniana ustawa została uchwalona w 2002 r., czyli przed wieloma innymi ustawami regulującymi wykorzystanie nowych technologii (przede wszystkim ustawą o informatyzacji).

Stąd też aktualnie p.p.s.a. nie przystaje (nawet pod względem terminologicznym) do prawodawstwa dotyczącego e-urzędu.

Brak informatyzacji procedury sądowoadministracyjnej negatywnie wpływa nie tylko na funkcjonowanie sądów administracyjnych, ale także na działalność administracji publicznej podlegającej kontroli tychże sądów.

Nawet jeżeli organ administracji publicznej zastosuje środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym, to na potrzeby sprawy sądowoadministracyjnej jest zmuszony do przenoszenia dokumentów elektronicznych na nośniki papierowe.

Skutecznie ogranicza to pożądane konsekwencje stosowania nowych technologii w administracji.

W celu zapewnienia informatyzacji postępowania sądowoadministracyjnego umożliwiającej kompleksowe zastosowanie nowych technologii zmiany w p.p.s.a. objęły następujące zagadnienia:

– pisma w postępowaniu (pisma strony), w tym elementy pisma i sposób jego złożenia (art. 46, art. 47, art. 54, art. 55),

– doręczania pism przez sąd (art. 65, art. 67, art. 74a, art. 77),

– obliczanie terminów (art. 83),

– akta sprawy, w tym sposób ich prowadzenia (art. 12a), dostęp strony do akt sprawy (art. 12a § 2–2a), przekazywanie akt innemu podmiotowi (art. 54 § 2, 2a, 2b),

– forma udzielenia pełnomocnictwa (art. 37a).

Zmiany w art. 12a p.p.s.a. dotyczą prowadzenia przez sąd akt sprawy.

Mechanizmem wspierającym prowadzenie akt sprawy będzie system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

W związku z tym przewidziano, że akta sprawy tworzone są w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgodnie z projektowanym przepisem akta prowadzone w postaci elektronicznej są przetwarzane z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, natomiast akta w postaci papierowej przetwarzane są w tej postaci, jak również z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Powyższe wymusza zmianę rozporządzenia wydawanego na podstawie art. 12a § 5, które powinno uwzględniać warunki elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Jednocześnie w art. 12a § 2a stworzona zostaje podstawa prawna do zapewnienia stronie dostępu on-line do akt sprawy wraz z możliwością otrzymywania w tej drodze odpisów, kopii lub wyciągów z tych akt.

Zgodnie z § 1 sądy będą zobowiązane do przetwarzania akt sprawy z wykorzystaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Przepisy § 2 i 2a nie określają postaci prowadzenia akt sprawy (w tym postaci papierowej), ale sposób dostępu do nich (w siedzibie sądu oraz on-line).

Zgodnie z § 2 strona może się zapoznać z aktami sprawy w siedzibie sądu, natomiast § 2a stwarza taką możliwość również on-line poprzez dostęp strony do systemu teleinformatycznego sądu.

Według dodanego § 2a w art. 46 p.p.s.a. dodatkowymi elementami pisma w postępowaniu sądowym stają się podpis elektroniczny zapewniający uwierzytelnienie wnioskodawcy oraz adres poczty elektronicznej.

Drugi warunek dotyczy sytuacji, gdy przedmiotem pisma jest żądanie e-doręczenia lub gdy skarga jest składana w formie dokumentu elektronicznego.

W art. 47 p.p.s.a. rezygnuje się z obowiązku strony dostarczania odpisów dokumentów elektronicznych.

Na potrzeby doręczania innym stronom lub włączania do akt sprawy odpisy tworzy sam sąd.

W zmienianym art. 54 p.p.s.a. określa się sposób przekazywania skarg (w formie dokumentu elektronicznego) do sądu przez organ administracji publicznej, za pośrednictwem którego skarga została złożona.

W przypadku wniesienia skargi w formie dokumentu elektronicznego do elektronicznej skrzynki podawczej organu, zostanie ona przekazana sądowi wraz z odpowiedzią na tę skargę do jego elektronicznej skrzynki podawczej.

Natomiast w przypadku przekazania skargi w postaci papierowej również odpowiedź na skargę przekazuje się w tej postaci.

Odnośnie do akt sprawy przekazywanych przez organ, przepis przewiduje odrębne sytuacje, w zależności od postaci, w jakiej prowadzone są akta sprawy.

Jednoczesnie należy wskazać, iż w projekcie ustawy nie wprowadza się przepisów nakładających obowiązek digitalizacji akt przekazanych do sądu w postaci papierowej.

W EZD będą zamieszczane co najmniej metadane pism w postaci papierowej oraz pisma, które sąd otrzymał w formie dokumentu elektronicznego.

W zakresie doręczania pism przez sąd w art. 65 p.p.s.a. uchyla się dotychczasowy § 3, który staje się zbędny ze względu na uregulowanie kwestii doręczania w nowym art. 74a.

Jednocześnie w art. 65 § 1 p.p.s.a. dokonuje się podziału na elektroniczne i nieelektroniczne sposoby doręczania pism.

W nowym przepisie (art. 74a) w sposób kompleksowy normuje się kwestie tworzenia i doręczania e-pism przez sąd.

Jedną z trzech alternatywnych przesłanek dopuszczalności elektronicznego doręczenia będzie zgoda strony (adresata pisma) wraz z podaniem przez nią adresu do doręczeń.

Ustawa przewiduje dwa techniczne sposoby doręczania dokumentu elektronicznego przez sąd.

Pierwszy sposób, tak samo jak w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 46 § 4 k.p.a.), to procedura dwuetapowa.

W pierwszym etapie odbiorca pisma otrzymuje na swój adres elektroniczny zawiadomienie o możliwości odebrania pisma w systemie teleinformatycznym wraz z niezbędnym pouczeniami w tym przedmiocie.

W drugim etapie odbiorca po wejściu na podany w zawiadomieniu adres znajdzie się w systemie teleinformatycznym sądu i po uwierzytelnieniu się otrzyma doręczane pismo.

Drugi techniczny sposób polega na przesłaniu doręczanego pisma na adres elektronicznej skrzynki podawczej podmiotu publicznego – odbiorcy pisma.

W projekcie przyjęto również zasadę, że pisma sądu sporządzane i doręczane w postępowaniu sądowoadministracyjnym są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Projekt przewiduje dokonanie zmiany w art. 220 w § 1 p.p.s.a. poprzez wskazanie, iż sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie zostanie uiszczona opłata, w tym opłata przewidziana w art. 235a, tj. opłata kancelaryjna od wydruku pisma wniesionego w postaci elektronicznej.

W takiej sytuacji przewodniczący (z zastrzeżeniem § 2, 3 i 3a) wezwie wnoszącego pismo, aby pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania uiścił opłatę w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania.

W razie bezskutecznego upływu tego terminu przewodniczący wyda zarządzenie o pozostawieniu pisma bez rozpoznania.

Projekt zawiera również propozycje zapisu wskazującego, iż skarga, skarga kasacyjna, zażalenie oraz skarga o wznowienie postępowania, wnoszone w formie elektronicznej, od których pomimo wezwania nie została uiszczona opłata, podlegają odrzuceniu przez sąd.

Ponadto w trakcie prac nad projektem przyjęto stanowisko, iż zwolnienie od obowiązku uiszczenia kosztów sądowych w przepisie prawa lub w postanowieniu sądu nie obejmuje opłaty, o której mowa w art. 235a.

Przytaczany art. 235a wskazuje, iż opłatę kancelaryjną pobiera się również za wydruki pism i załączników wniesionych w formie dokumentu elektronicznego, sporządzanych w celu ich doręczenia stronom, które nie posługują się środkami komunikacji elektronicznej do odbioru pism.

Przepis ten został wprowadzony w celu uniknięcia zarzutu uprzywilejowania strony składającej pismo w postaci elektronicznej, bowiem strona składająca pisma w postaci papierowej jest zobligowana do dołączenia odpisów tego pisma oraz załączników, a w przypadku niezłożenia odpisów przewodniczący wzywa stronę do uzupełnienia braku w terminie siedmiu dni, pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania.

W sytuacji natomiast gdy pismem jest skarga do sądu administracyjnego, nieuzupełnienie braku skutkuje odrzuceniem skargi.

Mając na uwadze powyższe, w celu uniknięcia uprzywilejowania jednej ze stron, proponuje się wprowadzić ww. przepisy.

Zmianie ulegnie również zawarte w art. 236 p.p.s.a. upoważnienie do wydania rozporządzenia, w ten sposób, iż Rada Ministrów określi wysokość tej opłaty, biorąc pod uwagę, że wysokość opłaty nie może przekraczać rzeczywistych kosztów tworzenia wydruków dokumentów elektronicznych.

Wprowadzono przepis przejściowy dotyczący pozostawienia bez rozpoznania wniosków o dofinansowanie złożonych na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, uchylanego niniejszą ustawą, który jest związany z wprowadzeniem nowego mechanizmu dofinansowywania projektów informatycznych o publicznym zastosowaniu oraz przedsięwzięć wspierających rozwój społeczeństwa informacyjnego.

W ustawie został nałożony obowiązek na podmioty publiczne, które przed dniem wejścia w życie ustawy udostępniły na ePUAP usługi niemożliwe do realizacji drogą elektroniczną, aktualizacji usług w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, a w przypadku braku możliwości ich aktualizacji – usunięcia usług z ePUAP.

Celem przepisu jest doprowadzenie do sytuacji, gdy na ePUAP będą zamieszczone jedynie te usługi, które są możliwe do realizacji drogą elektroniczną.

– przepisów uchylających przepisy ustawy o informatyzacji dotyczące Strategii Społeczeństwa Informacyjnego, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.,

Przepisy art. 1 pkt 10 i art. 12a ustawy o informatyzacji, dotyczące zagadnień związanych ze Strategią Społeczeństwa Informacyjnego, zostaną uchylone z dniem 1 stycznia 2014 r., co jest konsekwencją przyjęcia przez Radę Ministrów w dniu 7 listopada 2009 r. dokumentu pt. „Plan uporządkowania strategii rozwoju”.

Stanowi on pierwszy etap prac związanych z podjętym przez rząd działaniem, jakim jest uporządkowanie obowiązujących dokumentów strategicznych.

Podjęte działania mają na celu doprowadzenie do ograniczenia liczby obowiązujących i opracowywanych dokumentów o charakterze strategicznym.

W związku z tym w dokumencie zaproponowano ograniczenie liczby strategii rozwoju i polityk do dziewięciu zintegrowanych strategii rozwoju, wśród których nie przewidziano Strategii Społeczeństwa Informacyjnego.

W odniesieniu do wejścia w życie przepisu o dostosowaniu ESP do standardu określonego na ePUAP niezbędne jest zachowanie 6-miesięcznego vacatio legis.

W odniesieniu do przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących doręczania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego, konieczne jest zachowanie okresu vacatio legis do końca 2015 r., bowiem obligatoryjne wydawanie zaświadczeń drogą elektroniczną ma być jednym z rezultatów programu e-Podatki, którego realizacja zakończy się z dniem 31 grudnia 2015 r.

Dla zmiany w p.p.s.a. dotyczącej wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją przewidziano trzyletni okres dostosowujący, w trakcie którego sądy administracyjne będą mogły podjąć i przeprowadzić w całości działania mające na celu zaopatrzenie podmiotu w system elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Długość wspomnianego powyżej okresu uwzględnia czas niezbędny do uzyskania systemu EZD, zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych, jak również czas potrzebny do jego wdrożenia w podmiocie oraz przeszkolenia kadry w zakresie korzystania z nowego narzędzia.

Wymaga podkreślenia pośredni wpływ projektowanej regulacji na realizację norm prawa unijnego wynikających z dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym, zwanej dalej „dyrektywą usługową”.

Zgodnie z art. 8 dyrektywy usługowej przedsiębiorcy mają mieć zapewnioną możliwość dopełnienia wszelkich procedur i formalności wymaganych do prowadzenia przedsiębiorstwa oraz takich, które są niezbędne do transgranicznego świadczenia usług.

Dostęp do procedur powinien być zapewniony przez publicznie dostępne sieci komunikacji, takie jak Internet.

Procedura elektroniczna powinna obejmować wszystkie etapy procedury administracyjnej, od złożenia wniosku czy dokumentów aż do uzyskania ostatecznej decyzji organu.

Niniejszy projekt ustawy zakłada wprowadzenie następujących rozwiązań prawnych mających na celu ułatwienie świadczenia usług publicznych drogą elektroniczną:

– nałożenie na podmioty publiczne objęte zakresem podmiotowym ustawy o informatyzacji obowiązku posługiwania się w kontaktach z obywatelami/przedsiębiorcami elektronicznymi skrzynkami podawczymi (ESP) spełniającymi standardy określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Ponadto podmioty publiczne będą zobowiązane do przekazywania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacji o adresach udostępnionych elektronicznych skrzynek podawczych.

W katalogu podmiotów na ePUAP dostępna będzie baza adresów elektronicznych skrzynek podawczych podmiotów publicznych, o których mowa w art. 2 ustawy o informatyzacji,

– nałożenie na podmioty publiczne, zobowiązane na podstawie przepisów odrębnych do ustalenia wzorów pism, obowiązku zgłaszania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, przekazywania do ministra właściwego do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu tego wzoru w celu umieszczenia w katalogu usług na ePUAP (o którym mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 19a ustawy o informatyzacji) oraz udostępniania formularza elektronicznego w systemie teleinformatycznym zobowiązanego podmiotu publicznego (jeżeli nie zostanie udostępniony w systemie teleinformatycznym zobowiązanego podmiotu, podmiot będzie zobowiązany do jego udostępnienia na ePUAP),

OCENA SKUTKÓW REGULACJI

Projektowana ustawa będzie oddziaływać na:

– podmioty realizujące zadania publiczne,

– obywateli,

– cudzoziemców,

– przedsiębiorców.

II.

Konsultacje społeczne

– Naczelnym Sądem Administracyjnym (NSA),

– Polskim Towarzystwem Informatycznym (PTI),

– Polską Izbą Informatyki i Telekomunikacji (PIIT),

– Krajową Izbą Gospodarczą Elektroniki i Telekomunikacji (KIGEiT),

– Stowarzyszeniem Instytutu Informatyki Śledczej,

– Polskim Komitetem Normalizacyjnym (PKN),

– Polską Konfederacją Pracodawców Prywatnych „Lewiatan”,

– Fundacją Panoptykon,

– Polską Izbą Komunikacji Elektronicznej,

– Internet Society Poland,

– Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS),

– Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (GIODO),

– Radą Główną Instytutów Badawczych (RGIB),

– Instytutem Logistyki i Magazynowania (ILiM).

Uwagi do projektu założeń zgłosili: NSA, PTI, ILiM, PIIT, PKN, ZUS oraz RGIB.

Projekt założeń został uzgodniony z: ZUS, RGIB, PKN, PTI, ILiM oraz PIIT.

Projektu założeń nie uzgodniono z NSA.

Rozbieżność stanowisk dotyczyła odpisów dokumentów w postępowaniu sądowoadministracyjnym.

Projekt założeń został również zamieszczony na portalu mamzdanie.org.pl. Na portalu zgłoszone zostały 3 uwagi.

– Fundacją Panoptykon,

– Pocztą Polską S. A.,

– Związkiem Banków Polskich.

Podsumowanie uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji społecznych

Podsumowanie konsultacji prowadzonych na portalu mamzdanie.org.pl

Uczestnicy konsultacji prowadzonych na portalu mamzdanie.org.pl co do zasady zgodzili się z przyjętym przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji kierunkiem planowanych zmian w zakresie ułatwienia świadczenia usług administracji publicznej drogą elektroniczną, zwracając jednocześnie uwagę, iż procedowana nowelizacja powinna obejmować szersze zmiany, w szczególności odnośnie do wykorzystania ePUAP przez organy administracji publicznej, w tym jednostki samorządu terytorialnego oraz wprowadzenia ułatwień w komunikacji obywateli drogą elektroniczną z urzędami oraz sądami administracyjnymi.

Część poruszonych kwestii nie jest objęta zakresem przedmiotowym nowelizacji, to m.in. kwestie dostępu do informacji publicznej, funkcjonowanie Biuletynów Informacji Publicznej czy też techniczna strona korzystania z ePUAP.

Podsumowanie uwag zgłoszonych przez organizacje społeczne

Uwagi do projektu ustawy zostały zgłoszone przez Polską Izbę Informatyki i Telekomunikacji (PIIT), Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM), BPG Polska Audyt sp. z o.o., Pocztę Polską S.A.

1) dodawanych definicji – uwagi zostały częściowo uwzględnione, nowe brzmienie definicji zostało ustalone w trakcie konferencji uzgodnieniowej, w której brał udział przedstawiciel PIIT;

2) procedury konkursowej dotyczącej naboru wniosków o dofinansowanie w zakresie:

a) zrezygnowania z wymogu przeprowadzania konkursu co najmniej raz w roku – uwaga nie została uwzględniona.

Intencją projektodawcy jest, by konkurs był organizowany obligatoryjnie przynajmniej raz w roku ze względu na duże zapotrzebowanie w zakresie potrzeb informatyzacyjnych społeczeństwa.

Środki na realizację konkursu będą pochodzić z rezerwy celowej.

Rezerwa jest ustalana w planie budżetu na dany rok i przyznawana ministrowi corocznie, wymaga wydatkowania zgodnie z przeznaczeniem (przyznana rezerwa powinna zostać wydana),

b) uzyskania opinii Rady Informatyzacji przed ogłoszeniem konkursu, a także przed powołaniem komisji konkursowej – uwaga nie została uwzględniona.

Minister może wystąpić do Rady Informatyzacji w przedmiotowej kwestii na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów (art. 17 ust. 2 ustawy o informatyzacji).

Wobec tego nie znajduje uzasadnienia regulowanie przedmiotowej kwestii w zaproponowany sposób;

3) usunięcia z projektu regulacji dotyczącej wprowadzenia możliwości nieodpłatnego udostępniania systemu teleinformatycznego, będącego własnością podmiotu publicznego innemu podmiotowi publicznemu – uwaga nie została uwzględniona.

Niezależnie od uregulowania kwestii praw autorskich do programów komputerowych w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych uzasadnione jest wprowadzenie do niniejszej ustawy przepisu o charakterze publiczno-prawnym dotyczącego dysponowania prawami na dobrach niematerialnych.

W wyniku konferencji uzgodnieniowej i spotkania z podmiotami, które zgłosiły uwagi, projektodawca zaproponował nowe brzmienie przepisu: „Art. 13a.

Podmioty publiczne, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1–6, służby specjalne w rozumieniu art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, Kancelaria Sejmu, Kancelaria Senatu, Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz Narodowy Bank Polski, uprawnione do wykonywania praw majątkowych do programu komputerowego opracowanego przez pracowników w ramach wykonywania obowiązków ze stosunku pracy świadczonej na rzecz tych podmiotów, mogą umożliwić sobie wzajemnie nieodpłatne korzystanie z tego programu komputerowego.”.

Celem komentowanego przepisu jest stworzenie podstawy prawnej do nieodpłatnego rozporządzania, przez wskazane w przepisie podmioty, wytworzonym przez nie oprogramowaniem, stanowiącym element systemu teleinformatycznego, w rozumieniu ustawy o informatyzacji.

Intencją projektodawcy jest, by wskazany w przepisie podmiot, będący twórcą oprogramowania i dysponujący autorskimi prawami majątkowymi do oprogramowania, mógł nieodpłatnie udostępniać oprogramowanie innym podmiotom wskazanym w przepisie.

Zakres podmiotowy wskazanej normy obejmować będzie podmioty, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1–6 ustawy o informatyzacji, a także służby specjalne, Kancelarię Sejmu, Kancelarię Senatu, Kancelarię Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz Narodowy Bank Polski;

4) zapewnienia w ustawie delegacji do przepisów wykonawczych, które ustalą warunki ponownego wykorzystania wzorów – uwaga nie została uwzględniona.

Postulowane rozwiązanie może być realizowane na gruncie obowiązujących przepisów.

Wzory są publikowane w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych;

5) nałożenia na ministra właściwego do spraw informatyzacji obowiązku umieszczenia na ePUAP tych usług, które mają znaczenie na poziomie krajowym, natomiast podmioty musiałby spełniać określone na portalu interoperacyjności wymagania udostępnienia tego typu usług – uwaga nie została uwzględniona.

To zainteresowane podmioty mogą wskazać usługi, pozostające w zakresie ich właściwości, które mogą być załatwiane przy wykorzystaniu ePUAP.

Minister właściwy do spraw informatyzacji nie posiada wiedzy o wszystkich usługach pozostających w zakresie właściwości danych podmiotów.

W związku z powyższym postulat jest niemożliwy do zrealizowania;

6) nałożenia na ministra właściwego do spraw informatyzacji obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa systemu profilu zaufanego, w którego skład wchodzi cała infrastruktura, infrastruktura potwierdzania, nadzór, procedury, szkolenia – uwagi nie zostały uwzględnione.

Każdy z punktów potwierdzających profil zaufany ePUAP ma spełniać wymagania wynikające z obowiązujących przepisów prawa;

7) propozycji umożliwienia każdemu podmiotowi, który spełni kryteria, ubiegania się o pełnienie roli punktu potwierdzającego profil zaufany ePUAP – uwaga została uwzględniona, zgodnie z brzmieniem przepisu art. 20c ust. 4 minister właściwy do spraw informatyzacji udziela zgody po spełnieniu warunków określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt 2;

8) propozycji zastąpienia słowa „podpisania” słowem „potwierdzenia” w odniesieniu do przepisów k.p.a. regulujących kwestie sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informacji o wymogu potwierdzenia urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – uwaga nie została uwzględniona.

Aktualne brzmienie nie wyklucza stosowania art. 20a ust. 2 ustawy o informatyzacji, wobec czego brak uzasadnienia dla wprowadzenia proponowanej zmiany.

Uwagi zgłoszone przez Instytut Logistyki i Magazynowania dotyczyły:

1) rozszerzenia katalogu podmiotów publicznych o organy samorządów zawodowych – uwaga wykracza poza zakres niniejszej nowelizacji, z tego względu nie mogła być uwzględniona;

2) propozycji wprowadzenia w k.p.a. instytucji doręczenia pełnomocnikom profesjonalnym za pośrednictwem poczty elektronicznej – uwaga nie została uwzględniona, gdyż wykracza poza zakres niniejszej nowelizacji, wynikający z założeń projektu ustawy przyjętych przez Radę Ministrów.

Wymaga rozważenia w szerszej perspektywie – tj. pod kątem zmian w przepisach proceduralnych i ustawach „korporacyjnych”;

3) propozycji dodania w ustawie definicji adresu elektronicznego poprzez odesłanie do ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – uwaga nie została uwzględniona.

W opinii projektodawcy znaczenie terminu „adres elektroniczny” ma ustalone i powszechnie znane znaczenie, i nie wymaga definiowania;

4) bazy adresów elektronicznych (np. na platformie ePUAP), które mają być wykorzystywane do komunikacji z organami administracji – uwaga nie została uwzględniona.

Kwestia ta była przedmiotem uzgodnień na etapie założeń projektu.

Propozycja wykracza poza zakres założeń projektu ustawy przyjętych przez Radę Ministrów;

5) wprowadzenia obowiązku poinformowania organu prowadzącego postępowanie administracyjne przez stronę lub uczestnika o każdorazowej zmianie adresu elektronicznego – uwaga została uwzględniona.

Pozostałe uwagi ILiM dotyczyły akceptacji przyjętego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji kierunku planowanych zmian w zakresie ułatwienia świadczenia usług administracji publicznej drogą elektroniczną i nie wymagały wprowadzania zmian w projekcie ustawy.

Uwaga zgłoszona przez BPG Polska Audyt sp. z o.o. dotyczyła zmian wprowadzanych w przepisach dotyczących kontroli, zgłoszono postulat doprecyzowania obowiązków podmiotów publicznych, poprzez nałożenie na podmiot publiczny obowiązku (a nie możliwości) udostępnienia testowego systemu zgodnie z wymogami COBIT ver.

4 oraz ISO: 270001 – 27005 – uwaga nie została uwzględniona, celem było wprowadzenie alternatywnego rozwiązania w stosunku do już istniejącego, a nie wprowadzenie obowiązku udostępniania systemu testowego.

Nowe regulacje nie dotyczą systemu testowego, służącego do rozwoju danego systemu teleinformatycznego, ale systemu umożliwiającego sprawdzenie (kontrolę) współpracy zewnętrznego systemu z systemem, który udostępnia wersję testową; nadto nie jest możliwe odesłanie do wskazanych standardów (tu: Cobit 4), gdyż w ustawie nie należy odsyłać do metodyk czy przepisów technicznych.

Wobec tego wskazanie na nie jest właściwe.

Przywołane normy ISO dotyczą zarządzania bezpieczeństwem informacji (co podkreślił sam zgłaszający uwagę), a nie zarządzania funkcjonalnościami systemu, wobec czego odesłanie do nich również nie jest adekwatne.

Uwaga zgłoszona przez Pocztę Polską S.A. dotyczyła wskazania w projekcie źródła finansowania dla działalności polegającej na potwierdzaniu profilu zaufanego ePUAP – uwaga nie została uwzględniona; aktualnie potwierdzanie profilu zaufanego odbywa się bezpłatnie; projektodawca nie zakłada możliwości wprowadzenia opłat za dokonywanie potwierdzenia profilu zaufanego ePUAP; podmiot prowadzący punkt potwierdzający profil zaufany ePUAP będzie pokrywał ewentualne koszty z tym związane ze środków własnych.

Przedstawiciele PIIT, ILiM i Poczty Polskiej S.A. byli obecni na konferencji uzgodnieniowej projektu ustawy, podczas której projektodawca wyjaśnił swoje stanowisko odnośnie do uwag, wyjaśnienia zostały przyjęte.

III.

Wpływ regulacji na sektor finansów publicznych

Projektowana ustawa ma ułatwiać obywatelom i przedsiębiorcom kontakt drogą elektroniczną z administracją publiczną i sądami administracyjnymi.

Wśród najważniejszych zmian można wymienić: rozszerzenie możliwości elektronicznej komunikacji z podmiotami publicznymi, nałożenie na podmioty publiczne zobowiązane na podstawie przepisów odrębnych do ustalenia wzorów pism obowiązku udostępniania formularzy elektronicznych, wprowadzenie obowiązku posiadania Elektronicznej Skrzynki Podawczej przez podmioty publiczne, zwiększenie liczby punktów potwierdzania profilu zaufanego, a także umożliwienie elektronicznego wglądu w akta spraw administracyjnych oraz, w pewnym zakresie, elektroniczne przesyłanie pism procesowych w postępowaniach przed sądami administracyjnymi.

Projektowana ustawa w aspekcie długofalowym będzie miała pozytywny wpływ na sektor finansów publicznych (SFP).

Koszty wejścia w życie projektu nie będą stanowiły podstawy o ubieganie się o dodatkowe środki z budżetu państwa i będą sfinansowane w ramach aktualnych limitów wydatków będących w dyspozycji właściwych dysponentów.

Poniżej przedstawiono wybrane rozwiązania przyjęte w projekcie, mające bezpośredni wpływ na sektor finansów publicznych.

W ujęciu całościowym dzięki zmianom zaproponowanym w ustawie uproszczone zostaną kontakty obywateli i przedsiębiorców z urzędami.

Ponadto oczekiwany jest wzrost wykorzystania elektronicznej drogi komunikacji z administracją, czego efektem będzie m.in. oszczędność czasu dla administracji i obywateli.

Metodyka obliczania korzyści społecznych i dla administracji

Na potrzeby oszacowania korzyści wynikających z proponowanej ustawy zastosowana zostanie poniższa metodyka odnośnie do korzyści z upowszechnienia elektronicznej drogi załatwiania spraw urzędowych.

Metodyka została opracowana na podstawie Metody Kosztu Standardowego, wykorzystywanego dla szacunków korzyści z redukcji obciążeń administracyjnych.

Korzyść społeczna z załatwienia jednej sprawy drogą elektroniczną w miejsce drogi papierowej (korzyść jednostkowa) oszacowana została na 34,5 zł, natomiast korzyść dla administracji mieści się w przedziale 5 zł–6,9 zł.

Korzyści społeczne z rozwoju możliwości załatwiania spraw urzędowych drogą elektroniczną oparte są na oszczędności czasu oraz zmniejszeniu kosztów komunikacji z urzędem.

Szacując oszczędność czasu przyjęto, że przy załatwianiu spraw drogą tradycyjną obywatel może osobiście załatwić daną sprawę w urzędzie bądź wysłać dokumenty pocztą.

W tym pierwszym przypadku przyjęto, że czas poświęcony na daną sprawę jest o dwie godziny dłuższy niż czas poświęcony na załatwienie sprawy drogą elektroniczną, natomiast w przypadku operatora pocztowego jest to 1 godzina różnicy.1) Dodatkowo, w obu przypadkach dochodzą koszty wydruku papieru (0,1 zł za kartkę – założono 2 kartki na sprawę), a na poczcie jeszcze koszt znaczka i koperty (list polecony – 3,8 zł2), koperta – 1 zł).

Przyjęto, że połowa spraw, które będą załatwiane drogą elektroniczną, była dotychczas załatwiana przez osobistą wizytę w urzędzie, a połowa przez wysyłkę pocztą.

Tak wyliczona oszczędność czasu została pomnożona przez przeciętną godzinową płacę brutto w gospodarce (przeciętna miesięczna pensja to

3690 zł3)), przeciętna liczba przepracowanych godzin to 40 tygodniowo, zaokrąglono liczbę tygodni w roku do 52.

Obliczona w ten sposób średnia jednostkowa korzyść dla obywatela z załatwienia jednej sprawy drogą elektroniczną (w miejsce drogi papierowej) wynosi 34,5 zł.4)

Oszczędność po stronie administracji obejmuje redukcję kosztów wysyłki pocztowej i wynosi między 5 zł a 6,9 zł, w zależności od formy korespondencji (list polecony bądź list polecony z dodatkową usługą potwierdzenia odbioru).

Dodatkowa oszczędność (istotna w dłuższym okresie), wynikająca z usprawnienia pracy urzędów, nie jest w niniejszej analizie kwantyfikowana;

Wprowadzenie obowiązku posługiwania się Elektroniczną Skrzynką Podawczą (ESP)

Koszty: brak dodatkowych kosztów zakupu aplikacji; dla wszystkich podmiotów publicznych dostępna jest nieodpłatna aplikacja ESP na ePUAP.

Korzystanie z aplikacji ESP nie wymaga posiadania przez podmiot publiczny systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zapewnienia odpowiedniej innej infrastruktury technicznej czy też użycia dodatkowego wyspecjalizowanego oprogramowania.

Korzyści: umożliwienie obywatelom i przedsiębiorcom składania pism w postaci elektronicznej za pomocą elektronicznych skrzynek podawczych do wszystkich podmiotów właściwych do rozpatrzenia spraw danego rodzaju.

Przykładowo, przy założeniu, że wszystkie urzędy objęte badaniem (liczba urzędów objętych badaniem – 1556) „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2012 r.” zainstalują u siebie system ESP, korzyści społeczne wyniosłyby 213 tys. zł rocznie, natomiast korzyści dla administracji między 40 a 60 tys. zł rocznie (szczegółowa metodologia znajduje się poniżej).

Jednocześnie mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż brak jest zbiorczych statystyk, precyzyjnie wskazujących liczbę podmiotów publicznych w Polsce (zgodnie ze sprawozdaniem REGON samych samorządowych jednostek posiadających i nieposiadających osobowości prawnej jest blisko 65 tys., a państwowych jednostek budżetowych w kraju ponad 3 tys.).

Dlatego też badanie „Wpływ cyfryzacji …”, uwzględnia tylko część urzędów świadczących usługi na rzecz przedsiębiorców i obywateli tj. 51,5% urzędów gmin, 58,4% urzędów powiatowych, 50% urzędów marszałkowskich oraz 29 urzędów centralnej administracji rządowej i państwowej.

Do końca 2012 r. na platformie ePUAP założono 8257 elektronicznych skrzynek podawczych.

Badanie „Wpływ cyfryzacji...”5), opracowane przez firmę PBS na zlecenie MAiC i obejmujące urzędy gminne, urzędy powiatowe, urzędy marszałkowskie oraz wybrane urzędy centralne i inne urzędy państwowe (łącznie zbadano ponad 1500 jednostek) pokazuje, że w połowie 2012 r. aż 96% przeanalizowanych urzędów posiadało ESP, z czego 87% posiadało ESP umiejscowione na platformie ePUAP.

Oba wskaźniki wzrosły istotnie w porównaniu z 2011 r., kiedy 88% badanych podmiotów posiadało ESP, z czego tylko 69% umiejscowiło ją na platformie ePUAP.

Należy podkreślić jednak, że badanie objęło jedynie część podmiotów, zobowiązanych w świetle projektowanej ustawy, do posiadania ESP.

Rośnie także wykorzystanie ESP wśród badanych podmiotów.

Jeszcze w 2011 r. tylko do 28% podmiotów wpłynęły pisma w postaci elektronicznej na ESP.

W ciągu jednego roku odsetek ten urósł ponad dwukrotnie, osiągając 70%.

Badanie „Wpływ cyfryzacji…” wskazuje także, że wśród urzędów posiadających ESP 7% wszystkich dokumentów wpłynęło do tych jednostek w postaci elektronicznej.

Upowszechnienie ESP przynosi korzyści zarówno po stronie administracji (niższe koszty wysyłki dokumentów oraz oszczędność czasu), jak również po stronie obywateli (oszczędność czasu i kosztów wysyłki dokumentów).

Jednostkowe korzyści wynoszą między 5 a 6,9 zł6) po stronie administracji oraz ok. 34,5 zł po stronie obywateli (zgodnie z metodologią opisaną na wstępie w pkt 1).

Na podstawie powyższych obliczeń, przy założeniu, że uwzględnione w badaniu „Wpływ cyfryzacji…” podmioty, które jeszcze nie korzystają z ESP, zainstalują u siebie taki system, oraz że będą otrzymywały tą drogą przeciętną liczbę pism wysyłanych na ESP na obecnym poziomie, korzyści społeczne wyniosłyby przynajmniej 213 tys. zł rocznie, natomiast korzyści dla administracji między 40 a 60 tys. zł rocznie7).

Dotyczy to jedynie zainstalowania ESP w 4% urzędów, które do tej pory nie posiadały takiego narzędzia;

Koszty: podanie dokładnych kosztów wprowadzenia tego rozwiązania nie jest możliwe.

Przygotowanie wzoru i formularza nie wymaga obowiązkowego zakupienia zewnętrznego oprogramowania.

Na potrzeby oceny skutków regulacji przeprowadzono ankietę wśród podmiotów publicznych objętych regulacją.

W wyniku zgromadzonych informacji ustalono, iż przybliżony szacunkowy koszt wprowadzenia zmiany wyniesie ok. 2,6 mln zł.

Powyższa kwota stanowi iloczyn liczby wzorów pism zgłoszonych przez ww. podmioty (5208)) oraz uśrednionej kwoty kosztu stworzenia jednego formularza dla danego wzoru (5 tys. zł).

Z uzyskanych informacji wynika, że koszt przygotowania wzoru dokumentu elektronicznego oraz formularza elektronicznego może wynieść od 0 zł (brak dodatkowych kosztów w przypadku przygotowania wzoru i formularza przy wykorzystaniu własnych zasobów) do 10 tys. zł (w przypadku zlecenia przygotowania wzoru i formularza podmiotowi zewnętrznemu).

Koszty wdrożenia projektowanej regulacji zostaną sfinansowane ze środków budżetowych podmiotów zobowiązanych do wprowadzenia projektowanych rozwiązań, w związku z czym koszty wytworzenia wzoru oraz formularza zostaną pokryte w ramach środków budżetowych pozostających w dyspozycji ww. podmiotów.

Niemniej jednak proponowane zmiany będą mogły być w części pokryte poprzez wykorzystanie następujących rozwiązań przewidujących finansowanie wskazanych działań:

– projekt pn. „Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei „jednego okienka”” (UEPA) realizowany w ramach Priorytetu V Program Operacyjny Kapitał Ludzki – Dobre rządzenie, w ramach którego planuje się wdrożenie 570 procedur elektronicznych,

– projekt powszechne e-usługi dla administracji publicznej na platformie ePUAP (przewidziany w Planie Działań na 2012 r.

Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Działanie 5.2.

– Poddziałanie 5.2.2.), który przewiduje finansowanie na ten cel po wskazaniu katalogu możliwych do sfinansowania wzorów i formularzy,

– licencje pozostające w posiadaniu CPI (539), przeznaczeniem których jest rozszerzenie funkcjonalności dostępnej w bezpłatnym programie Adobe Reader o wypełnianie i zapisywanie danych w formularzu PDF lokalnie, dodawanie i zapisywanie komentarzy, dołączanie podpisów cyfrowych, dynamiczne załączanie barcode oraz integrację z usługami sieciowymi.

Korzyści: zwiększenie liczby spraw, które mogą być inicjowane na drodze elektronicznej dzięki wzorom elektronicznym i formularzom generującym dokumenty elektroniczne według wzoru.

Dokładne określenie liczby spraw, które zostaną przeniesione na drogę elektroniczną, nie jest możliwe;

Wprowadzenie zmian w Kodeksie postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej

a) Rozszerzenie dostępu strony do akt sprawy drogą elektroniczną na wszystkie dokumenty w nich się znajdujące w oparciu o mechanizmy systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, o ile określony podmiot ma wdrożony taki system oraz podejmie decyzję udostępniania akt w ten sposób.

Decyzja podmiotu posiadającego EZD w tym zakresie nie będzie determinowana przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i zależy jedynie od kierownika danej jednostki.

Koszty: proponowane zmiany nie wymagają wdrożenia w podmiotach publicznych systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w celu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w danym podmiocie (brak jest prawnego wymogu posługiwania się EZD, do decyzji kierownika danej jednostki pozostaje wybór sposobu dokumentowania załatwiania spraw – tradycyjny lub w EZD).

Proponowana zmiana ma na celu stworzenie podstawy prawnej do umożliwienia wglądu w akta sprawy drogą elektroniczną tych organów, w których został już wdrożony system EZD.

Stosowanie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją staje się coraz bardziej powszechne w administracji publicznej.

Badanie „Wpływ cyfryzacji…” wskazuje, że w 2012 r. w 46% przebadanych jednostek funkcjonował system EZD (wzrost o 5 punktów procentowych w porównaniu z 2011 r.), w tym w 44% urzędów gmin, 54% urzędów powiatowych oraz 43% urzędów marszałkowskich.

Z uwagi na szeroki zakres badania oraz brak innych analiz w tym zakresie, można przyjąć, że jest to odsetek reprezentatywny dla wszystkich podmiotów podlegających KPA.

Brak jest analogicznych badań dla organów podatkowych: urzędów i izb skarbowych oraz celnych.

Jednak w przypadku tych grup podmiotów planowane jest wdrożenie jednolitych narzędzi zarządzania dokumentacją.

W ramach projektu e-Podatki do 2015 r. ma powstać jednolity system EZD dla wszystkich urzędów i izb skarbowych w Polsce.

Natomiast w przypadku urzędów i izb celnych w tym roku rozpoczyna się projekt wdrożenia Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami, który docelowo ma objąć wszystkie te jednostki.

Zakończenie projektu planowane jest na 2014 r.9)

Korzyści: pełniejsza oraz bardziej efektywna realizacja prawa strony do wglądu w akta własnej sprawy,

b) Dalsza informatyzacja czynności w postępowaniu administracyjnym, dla których w obecnym stanie prawnym zastrzeżona jest forma pisemna (np. dopuszczenie formy elektronicznej wezwania na rozprawę, ustanowienia pełnomocnictwa, składania zeznań i wyjaśnień).

Korzyści: zapewnienie obywatelom i przedsiębiorcom możliwości ustanowienia drogą elektroniczną m. in. pełnomocnictwa, składania zeznań i wyjaśnień drogą elektroniczną, co w znaczny sposób przyśpieszy realizację tych czynności w ramach prowadzonych postępowań,

c) Koszty i korzyści uruchomienia portalu podatkowego

Uruchomienie portalu podatkowego obniży koszty poboru podatków zarówno po stronie administracji podatkowej, jak i podatników, poprzez zastąpienie tradycyjnych kanałów komunikacji z zastosowaniem dokumentów papierowych kanałem elektronicznym.

Zgodnie ze Studium Wykonalności Projektu e-Deklaracje 2 zakłada się, że w wyniku realizacji projektu 15 mln użytkowników uzyska dostęp do e-usług administracji podatkowej poprzez portal podatkowy.

Biorąc pod uwagę liczbę podatników korzystających z e-usług administracji podatkowej, liczbę składanych

e-deklaracji, korzyści po stronie podatników z tytułu oszczędności czasu, korzyści po stronie administracji podatkowej z tytułu oszczędności czasu, korzyści z tytułu oszczędności papieru, wynagrodzenie pracowników administracji podatkowej, to całkowita korzyść z tego tytułu wyniesie w 2015 r. 459,9 mln zł (źródło: Studium Wykonalności Projektu

e-Deklaracje 2 przygotowane przez firmę PriceWaterhouseCoopers).

Portal podatkowy zostanie zbudowany w ramach podpisanej w dniu 1 lutego 2013 r. umowy z firmą Sygnity na „Budowę, wdrożenie i utrzymanie systemu e-Podatki”.

Wartość umowy współfinansowanej przez UE w ramach 7 osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka to 232 mln zł.

Szacowane koszty budowy portalu podatkowego w ramach ww. umowy to około 10,5 mln zł;

Koszty: wystawianie usług przez te podmioty będzie odbywało się za zgodą ministra właściwego do spraw administracji na wniosek tych podmiotów, w związku z czym w przypadku złożenia takiego wniosku podmioty te powinny uwzględniać pokrycie ewentualnych kosztów związanych z podejmowanym działaniem z własnych środków budżetowych.

Korzyści: zwiększenie liczby i rodzajów usług dostępnych na ePUAP (wystawianych np. przez Pocztę Polską, banki).

Większa liczba i różnorodność usług dostępnych na platformie ePUAP przyczyni się do upowszechnienia profilu zaufanego, a więc pośrednio również do większego wykorzystania przez obywateli usług e-administracji;

Koszty: środki finansowe w przedmiotowym zakresie są corocznie przydzielane Ministrowi Administracji i Cyfryzacji w ramach rezerwy celowej cz.

83 poz. 29 – środki na informatyzację, rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz upowszechnianie szerokopasmowego dostępu do Internetu.

W poprzednich latach kwoty te kształtowały się następująco:

– 2013 r.

– 31 580 tys. zł,

– 2012 r.

– 31 580 tys. zł,

– 2011 r.

– 30 500 tys. zł,

– 2010 r.

– 25 200 tys. zł,

– 2009 r.

– 25 200 tys. zł,

– 2008 r.

– 35 000 tys. zł,

– 2007 r.

– 38 000 tys. zł.

Korzyści: umożliwienie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wpływu na rozwój obszarów z zakresu informatyzacji, które wymagają dofinansowania.

Umożliwi to wypełnianie luk informatyzacyjnych;

a) Wdrożenie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w wojewódzkich sądach administracyjnych

Koszty: w kwestii szacunku kosztów proponowanego rozwiązania, możliwe jest przedstawienie skali nakładów na wprowadzenia EZD w urzędach o określonej wielkości (wskazane poniżej, na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich), jednak dokładne określenie kosztów, które będą musiały zostać poniesione przez sądy, jest bardzo trudne do oszacowania na obecnym etapie.

Są one między innymi uzależnione od ostatecznego kształtu przyjętych rozwiązań prawnych, których realizacja będzie wymagała wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, wspomagającego dotychczasowy sposób prowadzenia akt sprawy sądowej w sądach administracyjnych, i wskazania dla przedmiotowego systemu funkcjonalności niezbędnych dla dokumentowania przebiegu załatwiania spraw zależnie od przyjętego zakresu proponowanych zmian.

System będzie wymagał wdrożenia w 18 jednostkach sądów administracyjnych.

Określenie całkowitego kosztu wymaga również przeglądu procedur i prowadzonych spraw, a także funkcjonującego w jednostkach oprogramowania oraz sprzętu (projekt może, ale nie musi, wymagać dodatkowych inwestycji w tym zakresie).

Koszty wdrożenia mogą się różnić także w zależności od funkcjonalności wdrażanego systemu oraz odsetka przeszkolonych pracowników.

Specyfika pracy sądów administracyjnych wymaga więc zaprojektowania indywidualnego systemu, dostosowanego do potrzeb oraz kształtującego się stanu prawnego.

Możliwe jest jednak wskazywanie skali nakładów, koniecznych do wprowadzenia EZD w jednostce o określonej wielkości.

Przykładowo, koszty wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w 13 urzędach wojewódzkich szacuje się na ok. 24 mln zł (sfinansowane z projektu

e-Urząd Wojewódzki)10).

W ramach projektu m.in. przekazano sprzęt oraz licencje oraz przeszkolono użytkowników (do 30 użytkowników w ramach jednostki).

Zatrudnienie w urzędach objętych projektem w 2011 r. wyniosło ponad 7150 etatów11).

W przypadku urzędów i izb celnych koszt zakupu licencji EZD dla 8 tys. pracowników wyniósł ok. 6 mln zł12).

Zgodnie informacjami wpływającymi do MAiC koszty zakupu i wdrożenia w mniejszych jednostkach (urzędy gminy) kształtują się natomiast od 70 tys. do 300 tys. zł.

Dla porównania skali przedsięwzięcia, zatrudnienie w sądach administracyjnych w Polsce wynosi obecnie 2677 etatów (w sądach administracyjnych pracuje także 608 sędziów oraz 79 referendarzy sądowych)13).

Łączny koszt wdrożenia może wynieść ok. 36 mln zł (mając na uwadze dotychczasowe doświadczenia innych podmiotów z wdrażania EZD oraz przy założeniu, że koszt EZD dla 1 sądu administracyjnego wynosić będzie ok. 2 mln zł, podobnie jak w przypadku EZD dla urzędu wojewódzkiego).

Koszty związane z wdrożeniem ww. systemu zostaną pokryte ze środków pozostających w dyspozycji podmiotów zobowiązanych.

Korzyści: wdrożenie EZD przynosi oszczędności w wielu kategoriach związanych np. z ograniczeniem wewnętrznej korespondencji papierowej w ramach jednostki czy ewidencjonowaniem wpływającej korespondencji w postaci elektronicznej (brak kosztów wydruku).

Oszczędności te są silnie uzależnione od specyfiki jednostki i wewnętrznych zasad obiegu dokumentów,

b) Umożliwienie przesyłania pism procesowych drogą elektroniczną

Koszty: maksymalny roczny koszt własny dla sądów administracyjnych obliczono przy założeniu, że sądy będą zmuszone w ramach środków własnych pokrywać jedynie koszt odpisu wysyłanego do pięciu stron oraz zawierającego nie więcej niż trzy kartki papieru.

Przy tych założeniach oraz przyjęciu rocznej liczby spraw sądowych na poziomie z 2011 r.14) roczne koszty dla sądów wyniosą ok. 127 tys. zł15).

Należy podkreślić jednak, że jest to koszt maksymalny, zakładający, że sąd będzie zobowiązany tworzyć odpis we własnym zakresie przy każdej nowej sprawie.

Pozostałe koszty związane z odpisami będą pokrywane w ramach kosztów sądowych.

Korzyści: umożliwienie składania przez obywateli pism procesowych w postępowaniu sądowoadministracyjnym oraz komunikacji z sądami administracyjnymi na drodze elektronicznej.

Nie jest możliwe dokładne oszacowanie korzyści wynikających z wprowadzenia proponowanych przepisów.

Zależą one m.in. od faktycznego wykorzystania elektronicznych kanałów komunikacji przez strony postępowań przed sądami administracyjnymi oraz przez same sądy administracyjne.

Dla przykładu, poniżej przedstawiono szacunek rocznych korzyści, zakładający, że komunikacja elektroniczna będzie wykorzystywana w przypadku 7% spraw16), w ramach sprawy przekazywane będzie średnio 5 pism, a na wysyłce każdego takiego pisma sąd oszczędza 5 zł (zgodnie z założeniem jednostkowych oszczędności, opartym na koszcie przesłania listu poleconego – w przypadku zastosowania dodatkowej usługi potwierdzenia odbioru oszczędność rośnie do 6,9 zł).

Przy takich założeniach oraz przy dodatkowym warunku utrzymania liczby spraw przed sądami administracyjnymi na poziomie z 2011 r., roczne oszczędności finansowe sądów administracyjnych wyniosą ok. 148 tys. zł.17)

Korzyści dla SFP – podsumowanie

Wielkość korzyści osiąganych przez SFP dzięki załatwianiu spraw drogą elektroniczną w 2012 r. mieściła się w przedziale 1,6–2,2 mln zł (szczegółowe obliczenia znajdują się poniżej).

Wartość ta będzie wzrastała wraz z wprowadzaniem w życie przepisów projektowanej ustawy.

Jest to jednak tylko jeden aspekt odnoszonych korzyści – całościowe korzyści, uwzględniające np. usprawnienie pracy wewnątrz urzędów czy oszczędności czasu, są trudne do dokładnego wyliczenia.

Na potrzeby OSR stworzono model, który pozwala w przybliżeniu ocenić efekt ułatwienia prowadzenia korespondencji drogą elektroniczną w wybranej grupie urzędów.

Podstawą do budowy modelu było badanie „Wpływ cyfryzacji…”.

Szacunki oparto na danych dotyczących m.in. liczby dokumentów, jakie wpłynęły do urzędu, liczby dokumentów, jakie urząd wysłał i liczby dokumentów, jakie wpłynęły do urzędu za pośrednictwem ESP18).

Otrzymane wyniki przeniesiono następnie z poziomu próby, której liczebność była znana, na poziom całej populacji wybranych typów jednostek administracji rządowej i państwowej oraz samorządowych.

Na tej podstawie oszacowano, że w 2012 r. do podmiotów objętych badaniem wpłynęło ok. 21,4 mln dokumentów.

Wysłały one z kolei ok. 22,4 mln dokumentów.

Poprzez ESP przyjęto blisko 596 tys. dokumentów, a wysłano ich ponad 326 tys. Szacowana liczba przesłanych dokumentów elektronicznych wyniosła ogółem – włączając w to te, które przeszły przez ePUAP – ok. 920 tys.19).

Zgodnie z tymi wyliczeniami liczba dokumentów papierowych, które urzędy przyjmują, jest mniej więcej taka sama, jak liczba wysłanych.

W przypadku przesyłanych elektronicznie przez ESP na jeden przychodzący przypada 0,54 wychodzącego.

Korzyści dla SFP wynikające z przesyłania pism drogą elektroniczną określono zgodnie z opisaną w pkt 1 metodyką20).

Biorąc pod uwagę tylko pisma wysłane za pośrednictwem ESP, pozwala to szacować wartość odniesionych korzyści na 1,6–2,2 mln zł w 2012 r.

W kolejnych latach wielkość ta będzie się systematycznie zwiększać, m.in. dzięki rozwiązaniom zawartym w projektowanej ustawie (upowszechnienie ESP, zwiększenie liczby spraw załatwianych drogą elektroniczną, upowszechnienie profilu zaufanego).

Ustawa będzie miała pozytywny wpływ na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, wprowadzając ułatwienia dla obywateli i przedsiębiorców.

Efektem projektowanych zmian będzie zmniejszenie kosztów ponoszonych przez nich na kontakty z administracją publiczną.

Spowodowane to będzie z jednej strony oszczędnością czasu związaną z ograniczeniem bezpośredniego kontaktu z urzędami i załatwianiem spraw urzędowych.

Z drugiej, potencjalnie wystąpi znaczna redukcja kosztów związana z przesyłaniem dokumentów papierowych.

Projektowana ustawa nałoży na niektóre podmioty realizujące zadania publiczne nowe obowiązki, które nie powinny w momencie jej wejścia w życie zakłócić ich dotychczasowego funkcjonowania.

Konsekwencją zmian, w odniesieniu do konkurencyjności gospodarki i przedsiębiorczości, będzie ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej.

Wpłynie także pozytywnie na pozycję Polski w rankingach międzynarodowych oceniających m.in. obciążenia biurokratyczne, np. w rankingu Doing Business.

Ustawa nie tworzy nowych obowiązków dla obywateli i przedsiębiorców.

Dla upowszechnienia elektronicznej drogi załatwiania spraw urzędowych bardzo duże znaczenie będzie miało coraz szersze wykorzystanie platformy ePUAP i upowszechnienie stosowania profilu zaufanego.

Obecnie zarówno liczba założonych profili zaufanych, jak i liczba dokumentów wysyłanych przez ePUAP, wykazują silny trend rosnący21), jednak proponowane rozwiązania mogą pozytywnie wpłynąć na zwiększenie liczby zakładanych profili zaufanych ePUAP, jak też na większą liczbę spraw wystawianych przez administrację na platformie ePUAP22).

Korzyści dla obywateli płyną również z upowszechnienia elektronicznych skrzynek podawczych w urzędach, z obowiązku tworzenia formularzy w wersji elektronicznej, a także umieszczania ich na platformie ePUAP.

Skala tych zmian nie jest jednak możliwa do precyzyjnego oszacowania, poniżej zostały jednak przedstawione szacunki możliwych korzyści.

Poniższa analiza prezentuje możliwe do osiągnięcia korzyści i dotyczy zarówno obywateli, jak i przedsiębiorców.

Na obecnym etapie nie dysponujemy danymi, które pozwoliłyby na bardziej precyzyjne rozróżnienie i szacunki dla poszczególnych grup.

Rozszerzenie liczby punktów umożliwiających potwierdzenie profilu zaufanego

Zgodnie z przedstawionym poniżej modelem, zwiększenie liczby zakładanych profili zaufanych może przynieść korzyści społeczne rzędu 630 tys. zł rocznie i dodatkowo 324 tys. zł w pierwszym roku obowiązywania nowych przepisów (zwiększenie liczby punktów, w których można dokonać potwierdzenia profilu zaufanego).

Na podstawie modelu ekonometrycznego23) oszacowano, że każde 100 nowo założonych profili zaufanych (co stanowi jedynie 2% średniej liczby miesięcznie zakładanych profili zaufanych) ponad dotychczasowy trend, wpłynie na zwiększenie liczby przesłanych w danym miesiącu dokumentów elektronicznych o 16 ponad dotychczasowy trend (również 2% średniej miesięcznej liczby przesyłanych dokumentów).

Wynika z tego, że jeśli nowe rozwiązania prawne wzmocnią istniejące bodźce do zakładania profili zaufanych, przyczyni się to do szybszego niż dotychczas wzrostu wykorzystania platformy ePUAP i rosnących korzyści społecznych.

Trudno dokładnie szacować skalę zmian osiągniętych dzięki wejściu w życie projektowanej ustawy oraz liczbę nowo tworzonych profili zaufanych.

Można jednak wskazać zależność na podstawie przeprowadzonej analizy ekonometrycznej.

Na przykład przyspieszenie trendu tworzenia nowych profili zaufanych o połowę (z ok. 5100 miesięcznie obecnie do ok. 7500 miesięcznie) przyniosłoby korzyści społeczne w pierwszym roku w wysokości ok. 1089 tys. zł 24).

Z kolei zwiększenie liczby miejsc, w których można dokonać potwierdzenia profilu zaufanego, gdyby przyczyniło się do zmniejszenia obecnej różnicy miedzy liczbą użytkowników a liczbą profili zaufanych o jedną czwartą w ciągu roku25) – tj. o ok. 50 tys. – przyniosłoby łączne korzyści społeczne w wysokości ok. 1,800 tys. zł w pierwszym roku26).

Umożliwienie szerszego stosowania elektronicznej drogi wymiany korespondencji z sądami

Oprócz rozpowszechnienia stosowania profili zaufanych, ustawa przyczyni się także do zwiększenia wykorzystania elektronicznej drogi komunikacji z urzędami i z sądami.

W kwestii korespondencji z sądami administracyjnymi, przy analogicznych założeniach, jak przyjęte w cz.

III pkt 7 do obliczenia korzyści po stronie sądu, korzyść społeczna osiągana w ciągu roku wyniesie ok. 1021 tys. zł27).

V. Wpływ regulacji na rynek pracy

Nie przewiduje się istotnego wpływu projektowanej regulacji na rynek pracy.

Proponowane rozwiązania będą skutkować zmniejszeniem kosztów kontaktu z podmiotami realizującymi zadania publiczne.

Może to przełożyć się na wzrost efektywności działania przedsiębiorstw i w konsekwencji zwiększenie zatrudnienia.

Brak jest jednak danych, które wskazywałyby na zależność między stopniem informatyzacji sektora publicznego a zatrudnieniem w gospodarce.

Wpływ ustawy na zatrudnienie w podmiotach realizujących zadania publiczne jest trudny do jednoznacznego określenia.

W początkowym okresie ustawa nie powinna mieć wpływu na zatrudnienie w administracji.

Rozszerzenie katalogu usług dostępnych za pośrednictwem ePUAP będzie oznaczać zmniejszenie obciążenia pracowników wynikającego z przyjmowania mniejszej liczby interesantów i mniejszej liczby dokumentów przetwarzanych ręcznie.

Zostanie to w początkowym okresie zrównoważone przez zwiększenie obciążenia związanego ze wzrostem liczby spraw zgłaszanych elektronicznie.

Natomiast w dłuższej perspektywie liczba stanowisk obsługowych niezbędnych do realizowania zadań może zmniejszyć się.

08/02r